Як відправити або прийняти документ через факс

Сучасний світ інформації вимагає швидкого обміну різних відомостей. Значне місце в цьому потоці займає факсимільний зв’язок. З її допомогою передаються текстові повідомлення, графічні схеми, малюнки. В офісах встановлені факсимільні апарати, але не всі вміють ними користуватися, не дивлячись на широку поширеність такої техніки. Також можна відправляти / приймуть листи по факсу за допомогою інтернету. Нижче знайдете рекомендації, як відправити факс різними способами.

Факси використовуються для миттєвої передачі і роздруківки документів одержувачем.

Робота з офісною технікою

При наявності в офісі телефаксу нескладно прийняти або відправити документ. Нижче докладно розповімо, як прийняти факс, потім як відправити факс з телефону.

прийом факсу

Якщо вам зателефонували, просять прийняти факс, ви відповідаєте: «Приймаю» або умовним сленговим словом «Стартуємо», що означає, що ви готові до процедури.

1. Після тонального сигналу натисніть зелену кнопку «Start».
2. Дочекайтеся повної роздруківки пересилається документа.
3. Прийнявши документ, натисніть «Stop».

Для отримання документа повідомте відправнику про готовність і натисніть кнопку «Start».

Якщо передача пройшла з спотвореннями тексту, графіки, повідомте про це передавальному, щоб той повторив відправку.

Під час пересилки трубку можна покласти вже після того, як почнеться передача. Робота тоді не перерветься. Якщо ви хочете підтвердити передачу або продовжити розмову, залишайтеся на лінії, коли передача завершиться, знову запрацює аудіовизов, ви зможете повідомити про успішність процедури і продовжити бесіду.

Існує автоматичний режим, що дозволяє пристрою самому, без вашої допомоги, приймати документи. Налаштувати його можна в спеціальному меню «Параметри — Кількість дзвінків», включити виділеної для цього на панелі кнопкою. Автоматичний режим зручний, коли можлива передача вночі, у святкові дні, при відсутності в офісі працівників.

Факсимільне повідомлення

Якщо ви жодного разу не працювали з офісною технікою, ми пояснимо, як відправити документ факсом.

Приготуйте документ, зазвичай використовується формат А4. Перевірте якість друку, щоб потім у адресата не виникало проблем з читанням. При розмазати чорнилі, наявності патьоків можуть виникнути складності, краще роздрукуйте лист повторно. Перед відправкою зніміть з листа скріпки, скоби. Пронумеруйте сторінки, щоб уникнути плутанини потім.

1. Відкрийте кришку, зазвичай для цього є невелика кнопка на бічній панелі.
2. Вставте лист у спеціальний лоток лицьовою стороною обов’язково вниз. Лоток в більшості апаратів знаходиться в тильній частині, прикритий кришкою. Прозвучить клацання, короткий сигнал, що означає, що лист вставлений правильно, апарат його захопив.
3. Зателефонуйте адресату, повідомте про пересилання факсу, кількості відправлених сторінок.
4. Коли адресат готовий прийняти документ, він відповідає: «Стартуємо». Потім натискає кнопку «Start». Папір стане рухатися через ролики, значить, передача почалася. Якщо лист зупинився, сталася помилка, на табло висвітиться інформація про неї. Одержувач не повинен класти трубку до завершення передачі.
5. Зв’яжіться з адресатом, дізнайтеся, чи отримав він інформацію, не змастив чи текст. Якщо якість невдале, перешліть повторно документ.
6. Закрийте кришку, опустивши її до клацання.

Вставте в лоток документ лицьовою стороною вниз і натисніть «Start».

Якщо вам потрібно відправити кілька листів, вставляйте їх по черзі. Є апарати, що підтримують масову відправку, тоді в лоток можна покласти відразу до 10 сторінок.

Спеціалізовані програми відправки

Якщо у вас є вбудований модем, можна відправити факс з комп’ютера через нього. Вам буде потрібно спеціалізована програма на зразок VentaFax або вбудована в Windows функція. Налаштувавши функцію відправки, ви зможете переслати відсканований документ одержувачу на його факсимільний апарат.

Відправлення через інтернет

Якщо відсутній телефонний зв’язок з яких-небудь технічних причин, закінчився папір в апараті, можна для відправки з комп’ютера скористатися послугами всесвітньої павутини. Також може бути так, що приймаюча сторона вимагає відправки документів через факс, а у вас відсутній даний апарат або він зламався. Поштові відділення можуть допомогти вам у відправці, але це вимагає тимчасових і фінансових витрат. Коли є інтернет, ви можете діяти в зручне для вас час. Не всі користувачі знають, як відправити факс з комп’ютера через інтернет. Вам потрібно лише відсканувати документ, знайти сайт-посередник, що займається пересиланням факсів. Назвемо деякі з них.

MyFax

Для прикладу наведемо сервіс MyFax, що дозволяє безкоштовно переслати через інтернет 2 факсу на добу до 10 сторінок кожен. Реєстрація не потрібна. Перевагою сервісу є можливість посилати інформацію в 41 країну світу. Крім того, пропонується тестовий період в 30 днів, коли ви зможете отримати особистий факс-номер, відправляти необмежену кількість документів, отримувати їх. Пересилати документи можна в декількох форматах. Є платний контент.

Для відправки факсу заповніть блоки відправника і одержувача, прикріпіть документ і перешліть, натиснувши кнопку «SEND FAX».

На адресу електронної пошти, вказану вами, прийде посилання на підтвердження відправки. Після доставки інформації прийде повідомлення про це або повідомлення про помилку в пересиланні.

Freepopfax

Сервіс дозволяє без реєстрації переслати через інтернет безкоштовно 5 факсів до 14 сторінок. Відправлення здійснюється в 48 країн, на жаль, по Росії не працює. На першій сторінці відправлених документів буде розміщена реклама Popfax.com. Підтримується кілька форматів документів. Після відправки на пошту вам прийде повідомлення.

FaxOrama.com

Інтернет-сервіс, що дозволяє безкоштовно відправляти факси в США, Канаду. Немає реєстрації, не додається реклама на відіслані документи. Дозволено пересилати 2 документа в день по 5 сторінок. Є програми для IOS, Android, що дозволяють зробити фото, потім відправити його з телефону. Підтримка декількох форматів.

Сервісів відправки / отримання факсів через інтернет існує багато, платні зазвичай надають тестовий період для безкоштовного користування. У безкоштовних часто розміщується реклама на пересилаються сторінках. Якщо вам потрібно часто пересилати або отримувати інформацію, рекомендується користуватися платними послугами, для одноразової же відправки підійде безкоштовний ресурс глобальної мережі.