Якщо ви заповніть авансовий звіт в 1С, зможете стежити за підзвітними коштами, які видаєте співробітникам. У документі показані на відрядження, господарські та інші витрати. Його краще зберігати і пересилати в електронному вигляді. І для цього прекрасно підходить програма, яка робить роботу бухгалтерів простіше.
Для створення авансового звіту 1С підходить оптимально.
Загальні відомості
Авансовий звіт 1С повинен складатися після того, як підзвітній співробітнику передають кошти. Так можна простежити за витратами і відразу оформити супровідні документи. Заодно визначають цілі, на які будуть спрямовані виділені гроші. наприклад:
- Придбання товарів, які потрібні фірмі.
- Оплата постачальникам.
- Витрати на відрядження.
АТ пише сам співробітник і докладає до нього документацію, в якій зазначено, що йому видані гроші. Потім бухгалтер вносить цю інформацію в базу даних утиліти.
Додавання звіту
Щоб зрозуміти, як в 1С зробити авансовий звіт, потрібно трохи розбиратися в цьому додатку. Додати АТ досить просто — його створюють через опції програми. Але при заповненні треба правильно вказувати реквізити, дані про підзвітність особі і виділені кошти. І для цього потрібні навички роботи в програмі. Щоб створити такий АТ:
- Відкрийте розділ «Каса» у верхньому рядку меню.
- Пункт «Авансовий звіт».
- З’явиться список вже зроблених АТ (якщо вони є).
- Щоб створити новий, натисніть на кнопку «Додати».
- Відкриється вікно, в якому треба вказати звітну інформацію.
- В поле «Організація» поставте вашу компанію.
Для цього клікніть на кнопку у вигляді трьох крапок поруч. - В поле «Склад» вкажіть склад або сховище, в яке будуть поміщені придбані підзвітною співробітником товари.
- У «Физ.лицо» відзначте людини, якій виділили гроші. Якщо там немає потрібного прізвища, внесіть її в довідник 1С.
- В цьому ж меню АТ перейдіть на вкладку «Аванси». Туди треба вписати відомості про виділені кошти.
- Щоб додати нову позицію, натисніть на значок у вигляді «+» ( «Плюс»). У таблиці нижче з’явиться порожній рядок.
- Клацніть в ній по осередку «Документ авансу».
- Виберіть ордер, який підтверджує передачу грошей співробітникові. Наприклад, «Списання з рахунку» або «Платіжне доручення».
- Відкриється список доступних документів. Якщо потрібного там немає (він ще не внесений до бази), створіть новий.
- Коли ви виберете ордер, дані про співробітника і видані кошти заповняться автоматично.
- Далі перейдіть на закладку «Товари».
- Треба внести дані про матеріальні цінності, які придбані за аванс. Для цього знову натисніть на іконку з плюсом.
- Якщо дані про куплених речах були заздалегідь забиті в довідник номенклатури, нічого вручну вводити не треба. Всі поля заповняться з картки товару.
- Можна написати всю інформацію самостійно. Але необхідні для цього документи вже повинні бути в базі утиліти. Наприклад, якщо продукти були куплені у контрагента, потрібно внести в АТ договір з ним.
- Якщо товар не один, створіть окрему позицію для кожного.
- У вкладці «Тара» алгоритм дій такий самий. Туди вносять дані про тару, яку потрібно повернути постачальнику. Якщо її немає, розділ залишають порожнім.
- В меню «Оплата» (або «Витрачено») вказують інформацію про те, скільки грошей витрачено на товари і послуги. Це також треба підтверджувати документами.
- Закладка «Інше» призначена для інших витрат. Наприклад, на відрядження: витрати на бензин, Інтернет, квитки, харчування, мобільний зв’язок. Тут же вставляється документ, на підставі якого створюється АТ.
- Щоб роздрукувати, натисніть на кнопку «Друк» внизу вікна. Для цього у вас повинен бути підключений принтер. Лист вже буде оформлений належним чином.
- Коли закінчите роботу, клікніть на «OK». Дані залишаться в базі утиліти. Їх можуть переглянути уповноважені співробітники, у яких є доступ.
Тепер ви знаєте, як правильно оформити в 1С авансовий звіт. Для його заповнення потрібні офіційні документи і дані, які підтверджують передачу коштів. Ордери краще завантажувати в програму до створення самого АТ. Інакше доведеться вносити всю інформацію вручну.
