Як створити і працювати з таблицями Google

Сервіс Google Drive надає користувачам можливість доступу до ряду корисних інструментів, які дозволяють створювати і редагувати різноманітні елементи, включаючи документи, таблиці та презентації.

Робота з таблицями Google

Завдяки функціоналу сервісу Google Drive можна створювати і редагувати таблиці.

Існує п’ять типів файлів, які можна створити за допомогою цього сервісу:

  • Документи. Для створення листів, листівок, звітів та інших текстових компонентів (те саме, що і документи Microsoft Word).
  • Таблиці. Для зберігання і організації інформації (те саме, що і документи Microsoft Excel).
  • Презентації. Для створення слайд-шоу (як в презентаціях Microsoft PowerPoint).
  • Форми. Для збору і організації даних.
  • Креслення. Для створення простої векторної графіки або схем.

Можливі типи файлів

Процес створення нових файлів є однаковим для всіх представлених типів. Давайте з’ясуємо, як це робиться.

Створення нового файлу Google Drive

Робота в Google Drive здійснюється через ваш власний аккаунт Гугл, тому він повинен бути у вас в наявності. Зайшовши в свій обліковий запис, відкрийте цей сервіс (для цього потрібно набрати drive.google.com в адресному рядку свого браузера) і натисніть на кнопку New (Новий). Це синя кнопка у верхньому лівому кутку вікна. Після цього виберіть тип елемента, який ви хочете створити.

Створити новий документ

У разі якщо вам потрібно створити таблицю, виберіть пункт Google Sheets (Таблиці Гугл).

створення таблиці

У новій вкладці вашого браузера з’явиться новий компонент. Знайдіть напис Untitled spreadsheet (Безіменна таблиця) в верхньому лівому кутку вікна. Натисніть на цей напис, щоб змінити ім’я новоствореного елемента. Введіть нове ім’я та натисніть Enter, щоб підтвердити зміни.

перейменування таблиці

Тепер таблиця знаходиться в ваш обліковий запис Google і ви можете отримати до неї доступ в будь-який момент. Щоб відкрити документ, досить зайти в основний розділ сервісу і зробити подвійне клацання мишею на потрібному компоненті. Ось і все, документ створений і ви можете працювати з ним, додаючи необхідні дані в комірки таблиці.

ВАЖЛИВО. Кнопка «Зберегти» в Google Docs відсутня, збереження даних буде виконуватися автоматично при внесенні змін.

Використання готових шаблонів

Шаблон — це попередньо структурована розмітка, яку ви можете використовувати, щоб швидко створювати нові документи. Зазвичай він містить форматування і стиль, тому ви можете заощадити багато часу при створенні нового проекту. Більшість шаблонів створені спеціально, щоб допомогти вам працювати з окремими типами компонентів. Наприклад, ви можете використовувати таку можливість, щоб швидко створити резюме або інформаційний бюлетень.

Google Drive Template Gallery

Велика кількість шаблонів ви можете знайти в бібліотеці Гугл під назвою Google Drive Template Gallery. Вона знаходиться за адресою drive.google.com/templates. Для того щоб скористатися шаблоном, зробіть наступне.

  1. Зайдіть за вищевказаною адресою.
  2. Ви побачите шаблони, розбиті за категоріями.
  3. Виберіть той, що вам підходить або який ви хочете розглянути ближче. Натисніть на нього.
  4. Буде створено новий компонент, що містить цей шаблон. Ви можете відразу почати з ним працювати, заповнюючи його власною інформацією зі збереженням форматування, встановленого для цього файлу.
  5. Не забудьте змінити назву елемента на власне.

Створення копії необхідного файлу

Можна створити копію будь-якого файлу, щоб використовувати його дані або форматування для іншого блоку інформації. Для цього:

  1. Відкрийте головну сторінку Гугл Докс.
  2. Виберіть елемент, який ви хочете скопіювати, зробивши на ньому подвійне клацання мишею.
  3. У верхньому меню виберіть File — Make a copy (Зробити копію). створити копію
  4. З’явиться вікно, в ньому вам запропоновано буде вказати назву нового елемента і папку, в якій слід його зберегти.
  5. Далі, можна працювати з цим документом, як з окремим елементом.

Завантаження копії файлу на комп’ютер

  1. Відкрийте головну сторінку Гугл Докс.
  2. Відкрийте потрібний елемент за допомогою подвійного клацання мишею.
  3. У верхньому меню виберіть File — Download as (Завантажити як). Завантажити файл
  4. Випаде ще одне вікно, в ньому ви можете вибрати тип елемента, у вигляді якого ви хочете завантажити поточний документ. Це може бути формат Microsoft Word і ряд інших форматів. Для таблиці Гугл найкраще підійде формат Microsoft Excel (.xlsx).
  5. Файл скочується на ваш комп’ютер. Ви можете відкрити його і працювати з ним звичайним чином. У разі необхідності ви можете знову завантажити його на сервер за допомогою простого перетягування з папки в вікно браузера.

Налаштування файлу Google Docs

Ви можете налаштувати ряд функцій для кожного компонента Гугл Докс, включаючи таблиці. Можливі наступні варіанти ввімкнення.

  • Share (Спільний доступ). Ви можете вказати людей, які також зможуть працювати з зазначеними даними. Для цього відкрийте потрібний компонент і виберіть File — Share (Спільний доступ). З’явиться вікно, де ви можете вказати правила доступу, а також конкретних людей, які отримають доступ до даних. спільний доступ
  • Add to my drive (Додати на Мій диск). Якщо ви отримаєте доступ до інформації іншої людини на Гугл Докс, ви можете скористатися цією опцією, щоб зберегти дані також і на своєму диску. Додати на свій диск
  • File — See revision history (Переглянути історію змін). Дозволяє побачити, які зміни вносилися в таблиці і інші документи вами і іншими користувачами.

висновок

Сервіс Google Drive є дуже зручним інструментом використання файлів, забезпечуючи доступ до них з будь-якого місця, де є інтернет. При цьому ваша робота зберігається автоматично. А можливість спільного використання і редагування інформації робить цей сервіс незамінним додатком для колективної роботи.

Що важливо, сервіс Гугл Докс є абсолютно безкоштовним для всіх користувачів, тому ви можете пропонувати дані для спільного використання не тільки колегам, а й родичам і друзям.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector