Зміст
Новим документам в журналах 1С автоматично присвоюється номер. Що робити якщо збилася нумерація документів в 1С, як відновити хронологічний порядок, які причини такого збою — розглядаємо по порядку.
Відновлення хронологічного порядку нумерації документів.
Документи, журнали і нумератор
Будь-який документ (document, англ.) Системи в 1С повністю характеризується трьома його складовими — номером, датою і часом. Нумерація документів в 1С налаштована так, що новий його номер пропонується автоматично, але може бути введений і вручну. При цьому (і в тому, і в іншому випадку) з боку Нумератора контролюється його унікальність — з одним і тим же створення буде заборонено.
журнали документів
Документація певного виду збирається в окремі журнали (і кожному з них нумератора присвоюється свій унікальний номер):
Нумератор
Так само як документи і журнали, що нумерує відноситься до прикладних об’єктів. Його використання покликане для того, щоб наскрізним чином нумерувати документи в різних журналах відповідно до їх видами.
Виправлення помилок нумерації в 1С 7
Механізм Нумератора в сімці налаштований простіше, ніж в 1С 8. Виправитися в ній можна так.
вручну
Для цього:
- Відкрити журнал відповідного виду документації;
- Фільтр по наростаючій датою;
- Виправити вручну всі неправильні номери починаючи від першого (за часом) до останнього.
Нова нумерація
Ще одним виходом буде створення нової нумерації. Для чого достатньо поміняти початковий префікс.
автоматично
Ця операція вимагає особливої обережності. Робиться з допомогою автообработкі UCHOICE.ERT. Лежить вона в папках ExtForms інформаційних баз. Можна подібну обробку попросити у друзів або у фахівців.
Виправлення у вісімці
Документація в обліку розбивається на два види:
- Вхідні — отримана від контрагентів (в ній важливі номери, присвоєні контрагентом). Некоректний її введення породжує неправильне відображення реквізитів в довідках аналітичних розрахунків. Наприклад, в актах звірки;
- Вихідна — вона створюється самим користувачем (в ній нумерування має виконуватися наскрізним чином в часовому проміжку). Це важливо, наприклад, для реєстрів податкових накладних.
Розглянемо варіанти виправлення проблеми в різних випадках.
Вхідна нумерація
Номери вхідний документації вбиваються вручну. Постійна увага працівникові зберігати важко і, при відпрацюванні великого обсягу даних, оператор приречений на промах. Для виправлення номерів у вхідних документах — їх відкривають, а в призначеному поле вводять правильний атрибут. Наприклад, в доці «Надходження товарів»:
В «Надходження на рахунок»:
У вхідній рахунок / фактурі:
Аналогічно виправляються реквізити в журналі «Надходження товарів / послуг», в іншої вхідної кореспонденції.
вихідний документообіг
Автоматично проставлений номер створеного документа видно після його записи або проведення. При спробі його виправити програма відобразить попередження про автонумерації.
При ручному його присвоєння (введенні) спрацьовує один нюанс роботи Нумератора. Введений останнім номер система 1С завжди запам’ятовує як новий для подальшого відліку. Наприклад, крайній номер, присвоєний автоматично, — був КА-000175. А користувач при ручному введенні присвоїв наступного — ПО-000123. Отже, черговий автономер буде — ПО-000124. Тобто будуть перебої існуючого правила. Очевидно, що помилки нумерації в журналах виникають тільки через неуважність користувачів (при ручному коригуванні).
ВАЖЛИВО. Ручне виправлення вихідної нумерації не рекомендується щоб уникнути розладу цілісності обліку.
Відновлення нумерації «Експрес-перевіркою»
У третій версії вісімки здійснена можливість автоматичного відновлення хронологічного порядку вхідних / вихідних документів сервісом «Експрес-перевірка». Для початку все галочки вікна налаштувань по всіх майданчиках обліку потрібно зняти:
«Плюсик» відкрити «Операції по касі», галочками відзначити «дотримання нумерації документів». Після розкриття «плюсик» навпроти «Ведення книги продажів» відзначити галочкою дотримання нумерації.
Перевірка виконується по кнопці «Виконати». У звіті вказується:
- Контрольований предмет;
- Отриманий результат контролю;
При наявності помилок — рада щодо усунення (перенумерація) і аналіз появи будуть доступні для огляду в розділі Рекомендації. Також надається детальний звіт-список доків з помилками:
Якщо звернутися до команди перенумерации, то система попередить про можливе розбіжності номерів вже виданих документів з розташованими в базі. Крім цього, доступний вибір документа для початку перенумерации і тип нових номерів:
Після команди про перенумерации, система її виконує. А після закінчення виводиться інформаційна табличка з відбитим списком виправлених документів, з переліком нових і замінених номерів. З’явиться доступ відправки на друк виправленої документації або її реєстру. Так само відновлюється нумерування виданих рах / фактур:
ВАЖЛИВО. Беручи автоперенумерацію, існує ризик відхилення між даними обліку з уже виданої первинкою. Такі випадки ускладнюють подачу декларацій податківцям.
Щоб позбутися в вікні Експрес-перевірки від помилки коректності нумерування, віконце перенумерации потрібно закрити і провести перевірку обліку повторно.
Один з розглянутих способів допоможе вам у виправленні збою нумерації. Якщо ж ні одним із способів вам не вдалося налаштувати / змінити нумерування в потрібному руслі — зверніться до фахівців у цій галузі.
Залишайте свої коментарі.
