Як створити звіт в Access

Access володіє великим набором можливостей і інструментів для роботи з базами даних. Перед користувачами, які використовують цю програму, можуть ставитися різні завдання, які потрібно вміти вирішувати. У цій статті розберемося, як створити звіт в Access, що це таке і для чого він потрібен. Давайте ж почнемо. Поїхали!

Звіти в Microsoft Access служать для виведення на екран або друку інформації з бази даних. Будь-звіт можна створити на основі таблиці або на основі запиту. Робиться це дуже просто, всього в пару кліків.

Приклад звіту в Access

Для початку у вас повинна бути готова таблиця, з даними якої ви будете працювати. Потім виділіть потрібну таблицю у вікні «Всі об’єкти Access», розташованому зліва, перейдіть на вкладку «Створення» і натисніть кнопку «Звіт» в однойменному розділі. Все готово. Перед вами буде сформований програмою звіт на основі інформації, що міститься в таблиці.

Створення звіту Access

Після цього ви можете перейти на вкладку «Конструктор», щоб відредагувати поля, розділи та інше. Щоб вийти з режиму конструктора, клацніть правою кнопкою миші по вкладці таблиці і виберіть пункт «Подання звіту». Не забудьте зберегти перед виходом.

Клавіші представлення звіту і конструктора

Для більш складних випадків використовуйте «Майстер звітів», відповідна кнопка знаходиться в тій же вкладці «Створення», цей інструмент стане в нагоді в тому випадку, якщо необхідно оперувати з даними з декількох таблиць відразу.

Кнопка майстер звітів

У вікні, виберіть зі списку ті таблиці і запити, з яких будуть взяті поля (їх також необхідно вказувати). Закінчивши, натисніть кнопку «Далі». У наступному вікні вам буде запропоновано вибрати відповідний вид представлення даних. Потім ви можете згрупувати вибрані поля на свій розсуд. Просто виберіть потрібне поле і натисніть на кнопку зі стрілкою. Далі, відкриється вікно сортування записів. Робити сортування необов’язково, тому ви можете пропустити цей етап. У наступному вікні виберіть «Макет» (ступінчастий, блок, структура) і «Орієнтацію» (книжкова, альбомна). Залиште відміченим пункт «Налаштувати ширину полів для розміщення на одній сторінці». Після цього залишається ввести назву і натиснути кнопку «Готово».

Складання звіту за допомогою майстра звітів

Щоб виправити загальний вигляд і некоректно відображаються дані, перейдіть в режим конструктора. Там ви можете виділяти окремі поля і переміщати їх за допомогою стрілок на клавіатурі або мишкою. Прибрати великі проміжки між стовпцями, можна не переходячи в «Конструктор». Досить пересунути кордону курсором миші. У разі, якщо частина даних у вас відображаються у вигляді решіток «#», просто збільште ці поля і інформація буде відображена коректно. У режимі конструктора можна змінювати колір тексту, підкладки, заголовки.

Існує можливість створення певних осередків, в яких буде розраховуватися сума, різниця або твір на основі даних з таблиць або запитів. Для цього виділіть потрібне поле і натисніть кнопку «Підсумки», розташовану на панелі інструментів в розділі «Угруповання і підсумки». В меню оберіть «Число записів» або «Кількість значень» в залежності від того, які перед вами стоять завдання.

Розташування клавіші ПідсумкиУ звітах Access автоматично проставляються сірі смуги, які деяким користувачам можуть припасти до душі. Щоб прибрати їх, перейдіть в режим конструктора, виділіть «Область даних», клікніть правою клавішею миші та виберіть у списку «Властивості». Справа з’явиться вікно, в якому необхідно знайти рядок «Колір фону чергування». Скопіюйте «Фон 1» з «Колір фону» і вставте в «Колір фону чергування». Те ж саме повторіть з розділом «Примітки групи».

Розташування клавіші властивості

Ще один спосіб створення — «Конструктор звітів». Натиснувши цю кнопку, перед вами з’явиться область, в яку потрібно додати поля за допомогою відповідної кнопки в стрічці інструментів.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector