Як прибрати область виправлення в Word

У спільній роботі над текстовими документами сьогодні користувачі активно користуються функцією внесення реєстрованих змін. Вона знаходиться в блоці «Рецензування» меню налаштувань. Її використання дозволяє вносити правки і примітки, які побачить інший користувач, який відкрив цей файл. Автор документа може приймати або відхиляти ці позначки і вказівки від інших людей, що працюють над файлом, приховувати або їх показувати. У будь-якому випадку слід перевіряти в тексті не відображені виправлення, щоб випадково не відправити, наприклад, по електронній пошті іншій людині.

Меню налаштувань рецензування

При цьому, крім власне правок, Word підтримує ще таку функцію, як коментарі. Вони розташовуються безпосередньо у вікні редагування і видно тільки тоді, коли включено відображення області рецензування текстового файлу. Їх не можна прийняти або відхилити, і для людини, що працює над файлом, є, власне, тільки одна опція: коли вони не потрібні, примітки просто видаляють. Їх функція проста: якщо внесена іншою людиною правка вимагає пояснень, то користувач створює в цьому місці ще і примітка. Тоді автор документу не буде ламати голову над мотивацією правлячого, і робота явно буде продуктивніше.

Режим внесення змін до Word

Щоб включити, як і прибрати, відображення області виправлень в Ворд, слід знайти у верхньому рядку Стрічки налаштувань вкладку «Рецензування» і натиснути на кнопку з відповідним написом. Внизу цієї іконки є стрілка, це означає, що після натискання на ній відкриється список, що випадає, в якому ви зможете вибрати відображення області рецензування. Після цього ви можете вносити виправлення, а також вставляти в текст коментарі, і будь-яка людина, що відкрив цей файл, їх побачить, а творець документа зможе їх прийняти або відхилити. Якщо автор цього тексту ви, то вам якраз потрібно буде це зробити.

Іноді такі записані зміни при відкритті текстового файлу в текстовому процесорі виявляються прихованими. Тоді доведеться включити їх з того ж меню. Поруч з однойменної кнопкою буде пункт «Відстеження». При натисканні на нього ви отримаєте список, що випадає, в якому потрібно буде позначити всі пропоновані пункти. Після цього у вікні редагування будуть відображені в повному обсязі шукані елементи. Власне, якщо ви хочете відобразити не всі внесені і записані правки, то виберіть в цьому меню тільки ваші пункти.

Режим внесення змін

Як прибрати область рецензування

Прибрати всі зміни в документі в Word можна, так би мовити в офіційній документації Microsoft, включивши їх відображення, прийнявши або відхиливши кожне з них. Якщо ви зробили все, що ми описали вище, то перша частина вже виконана. Тепер в меню рецензування натисніть на кнопку «Далі». У вікні редагування виділиться відповідна область, і ви побачите поруч з тій самій кнопкою пункти «Виправити» і «Відхилити». Якщо виділений фрагмент був приміткою, то кнопка буде одна, «Видалити». Власне, саме так, по черзі беручи кожне виправлення або відхиляючи його, в Ворді ви і приберете їх все.

Втім, іноді зустрічаються об’ємні тексти, в яких занадто багато таких областей. Або, скажімо, для вас в процесі роботи кожне з внесених змін і коментарів, внесених раніше, перестали мати значення. В цьому випадку прощёлківать кожне з них може бути клопітно, тому розробники Microsoft Word передбачили можливість автоматизувати цей процес. Кожен крок буде ідентичний вищеописаним, тільки в кінці процесу, коли ви вже приступаєте до прийняття кожного шуканого елемента, потрібно праворуч від відповідної кнопки вибрати меню, що випадає. У ньому користувач може натиснути на пункт «Застосувати все виправлення в документі», і тоді відображаються і приховані позначки в тексті будуть відзначені як прийняті. Власне, для того, щоб прибрати кожну з них, потрібно діяти рівно також, тобто знайти праворуч від кнопки «Відхилити» стрілку, натиснути на неї і вибрати пункт «Відхилити всі виправлення».

Прийняти і відхилити зміни

Зверніть увагу, що для того, щоб прибрати ще й коментарі, потрібно буде провести відповідну процедуру і з будь-яким коментарем в тому ж пункті меню. Зверніть увагу, що в такому режимі ви будете відзначати кожне з внесених змін і приміток, а не тільки ті, які відображені в обраному режимі. При цьому виділення буде переміщатися по екрану і «підсвічувати» область, яку ви зараз редагуєте.

Післямова

При роботі з фрагментами тексту в Word потрібно враховувати, що для зручності читання автор або інші користувачі могли зробити внесені позначки і коментарі прихованими від інших авторів. Так як за замовчуванням текстовий процесор не буде відображати такі речі, відкриваючи отриманий від іншого користувача файл, ви можете і не впізнати, що вони там є, поки не включите їх відображення. Відповідно, перед тим, як працювати з ним або передавати будь-куди, слід перевірити наявність рецензованих областей, і при наявності — прийняти або видалити їх з тексту. В Word це робиться буквально парою кліків мишею.

При цьому ви повинні пам’ятати, що є тільки один спосіб уберегти свої правки від сторонніх очей: створювати копії. Справа в тому, що будь-який користувач може прибрати виправлення та примітки з документа Word, так як моделі розподілених правок в цьому текстовому процесорі немає, це було б занадто великим ускладненням моделі. Тому, якщо ви хочете створювати примітки і редагування тільки для себе, то створіть для себе окрему копію. Але цей підхід має і недолік, адже тоді вам доведеться відстежувати зміни в тій копії, яку ви залишили для загального користування.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector